1.) Dokumenttien hallinnalla hallinnoidaan monipuolisesti dokumentteja, joita tuotetaan eri ohjelmistoilla. Tulostusohjelmilla hallinnoidaan tulostamista. Vaatimuksissa on tuki M color tulostusohjelmalle. Mitä tällä tarkoitatte? Sitäkö että dokumenttien hallinnalla hallinnoidaan tulostustiedostoja. Vaatimus on näkemyksemme mukaan tarpeeton.

Vastaus:
Vaatimus ei liity tulostamiseen vaan tämä tarkoittaa sitä että dokumenttienhallintajärjestelmää voidaan käyttää meillä käytössä olevien ohjelmien kanssa joista M color on yksi näistä. M colorilla voidaan haluttaessa tulostaa dokumenttienhallintajärjestelmästä.

2.) Miksi vaaditte erikseen android ja ios natiivi clientit, vaikka HTML5 -toteutus olisi riittävä? Tarjouksiin tulee vain ylimääräistä hintaa.

Vastaus:
Selainpohjaiset (HTML5) toteutukset sallitaan, mikäli nämä täyttävät kaikki mobiilisovellukselle asetetut vaatimukset, kuten esimerkiksi Offline käyttö. Sama vastaus pätee myös kohtiin C3, C6 ja C7.

3.) Vaatimus C18. Mitä tällä tarkoitetaan? Esim. ladattu pdf.

Vastaus:
Tämä liittyy vaatimukseen C14. Offline tallenteiden pitää olla salattuja ja suojattuja.

4.) Vaatimus D19. Tuotteemme on Sähköinen arkisto. Voimmeko olettaa että sitä käytetään sähköiseen arkistointiin ja dokumentteja ei siirrellä mihinkään edelleen? Vrt. myös vaatimus E44.

Vastaus:
Ei, näin ei voida olettaa. Dynastyyn siirto tarvitaan joka tapauksessa.

5.) Vaatimus E24. Ymmärrämme että Windows 10 mukana tulee oletuksena Edge. Emme suosittele sitä vielä omille asiakkaillemme ja siksi tiedustelemme onko Edge vaatimus pakollinen?

Vastaus:
Kyllä. Edge toteutukset tulee täyttää E20 vaatimukset. Toimittaja voi suositella jonkin tietyn selaimen käyttämistä.

6.) E29 ja muutoinkin liittyen. Tarjoammeko nyt teidän ympäristöön vai kokonaispalveluna sisältäen palvelimet D9? Mikä on preferoitu mallinne?

Vastaus:
Kokonaisuus asennetaan asiakkaan vmware ympäristöön. Katso tarkemmat vaatimukset arkkitehtuurikuvasta.

7.) D9 vs E34, käytetäänkö AD:ta käyttäjien tunnistautumiseen (salasanat ovat siellä)?

Vastaus:
Kyllä, AD:tä käytetään mutta ulkoisten kumppaneiden tunnukset voidaan tallentaa paikallisesti järjestelmään.

8.) Voisitteko tarkentaa vaatimuksia G1 ja G2? Eli haluatteko että dokumenttien hallinnalla ratkaistaan myös asiakastietojärjestelmä?

Vastaus:
Ei. Dokumenttienhallintajärjestelmä tulee voida liittää asiakastietojärjestelmään, jotta asiakastieto voidaan sitoa dokumenttiin metatietona.

9.) Vaatimus B3. Eri versioiden vertailu on Wordilla tehtävä ominaisuus. So. se ei voi olla dokumenttien hallinnan ominaisuus. Voisitteko poistaa tämän vaatimuksen?

Vastaus:
Ei. Katsomme tämän vaatimuksen edelleen tarpeelliseksi.

10.) Kohta B 53: Järjestelmä mahdollistaa asiakirjojen sähköisen allekirjoittamisen. Edellytetäänkö, että tarjottava järjestelmä sisältää sähköisen allekirjoittamisen. Mikäli sisältää ja kuuluu tarjoukseen, edellytetäänkö vahvaa tunnistamista allekirjoittamisessa ja ovatko allekirjoittajat myös organisaation ulkopuolisia henkilöitä. Hinnoittelun kannalta vahvaan autentikaatioon perustuva sähköinen allekirjoittaminen edellyttää vähintään arviota allekirjoitettavien dokumenttien määrästä vuodessa ja allekirjoittajien määrästä vuodessa.

Vastaus:
Järjestelmältä edellytetään sähköistä allekirjoitusta järjestelmän käyttäjille, yleensä yksi allekirjoittaja. Ei edellytetä tukea ulkopuolisille käyttäjille. Määritys oli tältä osin puutteellinen. Käyttäjätunnukseen perustuva allekirjoitus riittää. Ts. emme edellytä erillistä pankkitunnuksiin perustuvaa vahvaa tunnistamista. Teknisesti käyttäjän salasanan kysyminen riittää. Allekirjoituksesta ja sen kohteesta pitää jäädä järjestelmään yksikäsitteinen ja jäljitettävissä oleva jälki/lokitus.

Ulkopuolisten kanssa allekirjoitettavissa asiakirjoissa tultaneen käyttämään erillisratkaisua.

11.) Kohta E 6: Lisenssien laajennus ja kirjautuminen järjestelmään tulee olla mahdollista myös kolmansille osapuolille (kaupungin ulkopuoliset sidosryhmät).
==> Kysymys: Tätä edellytetään pakollisena vaatimuksena, mutta hinnoittelutaulukossa ei ole otettu kantaa kolmansien osapuolten lisensseille lainkaan. Edellytetäänkö, että 3.osapuolen käyttö on ilmaista – ja jos ei, millaisista volyymeista käyttäjämäärissä tässä puhutaan, ja miten tämä pitäisi huomioida hinnoittelussa (ja vertailussa)?

Vastaus:
Kolmansien osapuolten on oletettu käyttävän kelluvia/yhtäaikaisten käyttäjien lisenssejä, eli ei erillisiä lisenssejä. Mikäli ulkopuolisille käyttäjille on olemassa edullisempi lisenssimalli, voi tätä esittää tarjouksessa. Vertailussa käytetään ilmoitettuja komponentteja. Jos ulkopuolisille on eri hinta, arvioimme erikseen mahdolliset vaikutukset vertailuun. Ulkopuolisten käyttäjien määrä emme pysty arvioimaan tässä vaiheessa. Nykyisin käytämme OwnCloud-pohjaista ratkaisua tiedostojen jakoon ja vastaanottamiseen ulkopuolisten sidosryhmien kanssa.

12.) Kohta E 25: Järjestelmäkokonaisuuden on toimittava käyttäjäorganisaation järjestelmäympäristössä. Win 7 ja uudemmat, IE 9 ja uudemmat, Edge, Firefox, Google Chrome.
==> Kysymys: Kuvaako tämä päätelaiteympäristöä vai onko tarkoitus asentaa ratkaisu Win 7 käyttöjärjestelmään? Mikäli tarjottava ratkaisu on palvelinpohjainen, voidaanko käyttää Linux -palvelinta, mikäli se täyttää muut Tilaajan asettamat vaatimukset ympäristöstä (esim. virtualisointi)

Vastaus:
Päätelaiteympäristö. Palvelimissa voidaan käyttää windows ja linux palvelimia. Jos mahdollista, linux-palvelimissa suosimme Ubuntu LTS -palvelimia. Asiakkaan vmware-ympäristössä on jo tarvittavat Windows Server lisenssit.

13.) Kohta E 40: Sovellukseen on mahdollisuus lisätä uusia toimintakieliä.

==> Kysymys: Mikäli uusien toimintakielien (vaikkapa arabia tai venäjä) lisääminen edellyttää asiantuntijatyötä (esim. käännöstyötä), voidaanko tämä laskuttaa erillisenä hankkeena? Mikäli ei, onko arviota mitä ja montako kieltä tullaan jatkossa tarvitsemaan? Miten tämä olisi syytä hinnoitella (vertailua varten)?

Vastaus:
Erillinen hanke, jonka kustannuksia ei huomioida vertailussa. Nyt vaaditaan vain teknistä mahdollisuutta uusien toimintakielien lisäämiseksi.

14.) Hintavertailulomake, kohta Käyttöönottoprojektin hinta.
Tarkoitetaanko käyttöönottoprojektin hinnalla järjestelmän asentamista asiakkaan toimintaympäristöön? Pitääkö käyttöönottoprojektiin sisällyttää myös työasemille asennettavien ohjelmien asennukset? Vai voidaanko työasema-asennukset rajata asiakkaan vastuulle?

Vastaus:
Tällä tarkoitetaan palvelinympäristön asentamista asiakkaan toimintaympäristöön. Työasema-asennukset rajataan asiakkaan vastuulle. Ohje on kuitenkin toimitettava. Ongelmatapauksissa konsultointi tehdään tuntityönä.

15.) Vaatimus E36
Tilaaja on oikeutettu auditoimaan järjestelmän tietoturvan kerran vuodessa. Auditoinnin kustannusten tulee sisältyä normaaliin palvelumaksuun. Mitä tämä käytännössä tarkoittaa ja mitä tarkoitetaan palvelumaksulla?

Vastaus:
Vaatimus on kuvattu huonosti. Liittyy mahdolliseen käyttöpalveluun kumppaniympäristöstä ja sen toteutuksen auditoinnista. Oletuksena auditointeja tehdään alkuun yksi ja myöhemmin tarvittaessa. Vuosittaisia auditointeja tehdään vain, jos edellisellä kerralla on raportoitu ja sovittu korjaavista toimenpiteistä.

16.) Hintavertailulomake, kohta Palvelin
Missä tapauksessa Toimittaja voi ilmoittaa palvelimen hinnan? Liittykö tämä arkkitehtuurikuvassa mainittuun kohtaan ”Ulkoisesta, DMZ:lla olevasta palvelimesta voi esittää myös toimittajan ympäristöön (pilveen) perustuvan ratkaisun. Mikäli ratkaisu arvioidaan kelvolliseksi ja edullisemmaksi, huomioidaan tämä vertailussa.”?

Vastaus:
Ennakkotietojen perusteella hinnoittelumallit poikkeavat toisistaan merkittävästi. Taulukkoon on lisätty kaikki tunnistetut ja arviomme mukaan vertailuun vaikuttavat hintakomponentit. Melkein jokaisessa hintakomponentissa (paitsi työkustannukset), jokin toimittaja alustavissa markkinakartoituksissa ilmoitti kustannukseksi 0 €. Mallissa on esimerkkinä 1. vuoden tuki- ja ylläpitopalvelu.